Wir, das Forum Kultur- und Kreativwirtschaft Regensburg e.V., möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Survey Monkey für Online-Befragungen informieren.

Dabei ergänzt diese Information unsere allgemeine Datenschutzerklärung, die Sie unter https://forum-kreativwirtschaft.de/datenschutzerklaerung/ aufrufen können. Dort finden Sie insbesondere die Kontaktdaten des Verantwortlichen und seines Vertreters. Diese finden sie auch nochmal hier in diesem Dokument weiter unten.

Zweck der Verarbeitung

Die erhobenen Daten dienen dem Zweck, die konkreten Bedarfe der Akteure in der Kultur- und Kreativwirtschaft (nachfolgend KuK genannt) zu ermitteln und uns so eine Grundlage für ein bedarfsgerechteres Fortbildungsprogramm und angepaßte Maßnahmen zur Stärkung der Branche KuK zu liefern. Hierzu führen wir Online-Befragungen als Branchen- und Stimmungsumfragen durch. Die Befragungen erfolgen mit dem Online-Tool Survey Monkey und sind nicht anonym, sondern es werden unternehmens- und personenbezogene Daten erhoben, die von den Teilnehmenden freiwillig angegeben werden.

Wir nutzen das Tool „Survey Monkey“ des Weiteren, um Feedback zu Veranstaltungen zu erheben und andere Befragungen online durchzuführen. Dabei erfolgt die Evaluation der Veranstaltungen in der Regel anonym und dient zur Qualitätssicherung und Entwicklung des Angebotes, sowie zur Dokumentation. Sollten Evaluierungen ausnahmsweise nicht anonym eingeholt werden, weisen wir hierauf ausdrücklich vor Abgabe des Feedbacks hin.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei unseren Befragungen werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung (je nach Befragung):

Firmenname, Anrede, Vorname, Nachname, Funktion in der Organisation, E-Mail-Adresse, Branche und die jeweiligen Inhaltsangaben zur Umfrage, z.B. Stimmungsabfrage oder Veranstaltungsevaluation.

Des Weiteren werden für den Zweck der Übermittlung noch folgende Daten verarbeitet:

IP-Adresse, Produkt- und Versionsinformationen über den verwendeten Browser und das Betriebssystem (sog. user agent), die Internetseite, von welcher der Zugriff stattfand (sog. referer), Datum und Uhrzeit der Anfrage (sog. timestamp). Außerdem werden der http-Status und die übertragene Datenmenge im Rahmen dieser Anfrage erfasst.

Achtung: Im Rahmen der Befragungen können Sie auch Freitextfelder bearbeiten. Diese Daten werden mitgespeichert und werden von uns gelöscht, wenn Sie das wünschen.

Verarbeitung durch den Anbieter Survey Monkey

Von Survey Monkey werden u.a. verarbeitet und gespeichert:

• die Befragungsinhalte
• Protokolldaten zur Durchführung und Sicherstellung des Angebotes
• Nutzungs-, Geräte- und Browserinformationen
• evtl. Kontaktdaten bei Anfragen

Hier finden Sie die ausführliche Datenschutzerklärung in Deutsch von Survey Monkey für die Teilnehmenden von Befragungen:

https://www.surveymonkey.de/mp/legal/privacy

Mit Survey Monkey wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der die Datenverarbeitungsvereinbarung mit von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln beinhaltet. Damit wird ein DSGVO-entsprechendes Schutzniveau garantiert für den Export von Daten in die USA.

Da Survey Monkey eine Firma mit Sitz in den USA ist, ist eine Anfrage von amerikanischen Überwachungsbehörden nicht auszuschließen. Hier finden Sie die technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen gegenüber „U.S. Surveillance Concerns“ von Survey Monkey:

https://www.surveymonkey.de/mp/legal/eu-data-transfer-statement

Momentive Europe UC, 2 Shelbourne Buildings, Second Floor, Shelbourne Rd, Ballsbridge, Dublin 4, Irland.

Empfänger der erhobenen Daten

Auf die personenbezogenen Daten hat unser Verein (der Vorstand und ausgewählte Mitarbeiter/-innen) Zugriff.

Zudem kann eine Weitergabe oder Veröffentlichung von anonymisierten und kumulierten Ergebnissen erfolgen. Ein Rückbezug auf Personen ist an dieser Stelle nicht mehr möglich und die entsprechenden Daten fallen nicht mehr unter den Anwendungsbereich der DSGVO.

Des Weiteren erhält das Amt für Wirtschaftsförderung der Stadt Regensburg die Ergebnisse aus den Umfragen, einschließlich der damit einhergehenden personenbezogenen Daten. Das Amt für Wirtschaftsförderung der Stadt Regensburg möchte damit ihr Angebot an Wirtschaftsförderung verbessern.

Wie oben bereits beschrieben, hat zudem der Auftragsverarbeiter Survey Monkey zeitlich begrenzten Zugriff auf die Daten.

Löschung

Daten nach Feedbackumfragen oder anderen Umfragen werden von uns 2 Jahre nach Beendigung der Befragung im Account bei Survey Monkey komplett gelöscht.

Danach findet eine Weiterverarbeitung nur noch bei uns statt und beim Amt für Wirtschaftsförderung der Stadt Regensburg.

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer Aufgaben, wie sie in unserer Satzung festgehalten sind und/oder wie sie zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich sind. Sind die Daten für die Erfüllung dieser Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

– Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben können. Die dort genannten Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.

– Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Verantwortliche

Verantwortliche für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Befragungen“ steht, ist das Forum Kultur- und Kreativwirtschaft Regensburg e.V., Wahlenstr. 17, 903047 Regensburg

Ansprechpartner: Herr Clemens Rudolph

E-Mail: clemens.rudolph@forum-kreativwirtschaft.de

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Für die freiwillige Teilnahme an einer der Befragungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) die rechtliche Grundlage. Über die Einwilligungserklärung wird in einem Hinweis vor der Befragungsteilnahme informiert.

Für die Verarbeitung der von Ihnen erhobenen Daten in den USA durch Survey Monkey gelten die Garantien nach Art. 46 DSGVO. Mit Survey Monkey wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der die Datenverarbeitungsvereinbarung mit von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln beinhaltet. Damit wird ein DSGVO-entsprechendes Schutzniveau garantiert für den Export von Daten in die USA.

Survey Monkey ist zudem nach ISO 27001 zertifiziert.

Trotzdem müssen wir Sie darüber aufklären, dass die USA vom Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichendem Datenschutzniveau eingeschätzt wird. Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden, zu Kontroll- und zu Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können.

Sie haben das Recht, die erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)

Für die technische Durchführung durch den Anbieter Survey Monkey ist zudem Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung der Online-Befragungen.

Ihre Rechte als Betroffener oder Betroffene

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.

Stand: 12.10.2023